Der Aufbau eines erfolgreichen Integrationsmanagements – ein Leitfaden für die Praxis

Stand: 23.10.2024

Aus der Wirtschaft werden Forderungen nach einer neuen Willkommenskultur laut, um die Attraktivität Deutschlands für Fachkräfte aus dem Ausland zu steigern. Doch was können Unternehmen konkret tun? Wie können sie ein Konzept entwickeln, um die Integration zu managen? Hier finden Sie einen Leitfaden inklusive einer Toolbox am Ende des Artikels, die praktische Beispiele zur Umsetzung und Handlungsempfehlungen enthält.

Fachkräfte aus dem Ausland arbeiten im Team in Deutschland — © Yingyaipumi – stock.adobe.com

Warum ist Integrationsmanagement wichtig?

Eine gelungene betriebliche Integration ist ein wichtiger Baustein der sozialen Integration und gesellschaftlichen Teilhabe von ausländischen Fachkräften in Deutschland. Der Betrieb ist vielleicht der erste Kontaktpunkt der Menschen mit Deutschland – und kann eine gelebte Willkommenskultur vermitteln, was wichtig für das Ankommen und die Zufriedenheit ist.

Aus Arbeitgeber-Sicht kommt hinzu: Eine gute Unterstützung im Zuwanderungs- und Integrationsprozess kann ein echter Vorteil im Wettbewerb um die besten Talente sein. Und um die Fachkräfte aus dem Ausland nicht nur zu gewinnen, sondern auch langfristig an den Betrieb zu binden, ist ein gutes Integrationsmanagement unerlässlich. Denn nur zufriedene Mitarbeitende, die sich wohlfühlen, bleiben im Unternehmen. Dieser Umstand gewinnt angesichts des Fachkräftemangels und der Abwerbung durch andere Firmen sowie der Abwanderung¹ nach einigen Jahren zunehmend an Bedeutung.

Integration ist kein Selbstläufer

Doch wie kann ein Konzept aussehen? Das Integrationsmanagement kann ein eigener Bereich innerhalb der Personalabteilung sein oder bei kleineren Betrieben kann zunächst auch eine verantwortliche Person dies übernehmen. Sie sollte hierfür entsprechend Arbeitszeitressourcen neben ihren eigentlichen Aufgaben zur Verfügung gestellt bekommen.

KMU, die noch kein Integrationskonzept und weniger Ressourcen für die Entwicklung haben, können sich zunächst an den Online-Angeboten bedienen und schauen, welche der vielen Handlungsempfehlungen sie davon bei sich im Betrieb umsetzen können. Man kann klein anfangen – auch wenig aufwendige Maßnahmen können Wirkung zeigen und ein wichtiges Signal für Offenheit und Willkommenskultur sein. Auch in den Gastbeiträgen dieser Newsletter-Ausgabe berichten ein Familienbetrieb und ein größeres Unternehmen von ihren Ansätzen, Integration zu gestalten.

Wichtig ist vor allem, dass eine Auseinandersetzung mit dem Thema im Betrieb stattfindet und die Integration nicht als alleinige Leistung der ausländischen Mitarbeitenden betrachtet wird – oder gar als Selbstläufer.

Der Integrationsprozess beginnt bereits im Herkunftsland

Fachleute in einer Weiterbildung — © FS-Stock - stock.adobe.com

Machen Sie sich bewusst: Der Prozess der Integration beginnt für ausländische Fachkräfte und Betriebe nicht erst nach dem Ortswechsel, sondern bereits im Herkunftsland. Man spricht bei vorbereitenden Maßnahmen zur Migration daher auch von Vorintegration. Dies betrifft viel mehr als das Deutschlernen: Es geht um die frühzeitige Vorbereitung auf das Arbeits- und Alltagsleben in Deutschland, Erwartungsmanagement und notwendige bürokratische Schritte. Professionelle Vorintegrationsarbeit leistet das Goethe-Institut mit speziellen Vor-Ort- sowie Online-Kursen.

Tipp

Was Unternehmen in der Zeit bis zur Einreise tun können: Unternehmen sollten auch vor der Einreise der neuen Mitarbeitenden bereits im Rahmen ihrer Möglichkeiten unterstützen, indem offene Fragen geklärt werden und beispielweise eine erste Unterkunft organisiert wird. Außerdem können Arbeitgeber die Zeit vor der Einreise nutzen, um die eigenen Mitarbeitenden interkulturell zu schulen und das Onboarding der ausländischen Fachkräfte vorzubereiten.

Kontakt halten: Da die Visaerteilung oft einige Zeit in Anspruch nehmen kann, ist es wichtig, dass Unternehmen währenddessen regelmäßig Kontakt zu den neuen Mitarbeitenden halten. Dies stärkt das Vertrauensverhältnis und signalisiert den Fachkräften, dass sie bei auftretenden Herausforderungen nicht allein sind. Benennen Sie daher auch für die Zeit zwischen Vertragsschluss und Arbeitsbeginn eine feste Ansprechperson im Unternehmen.

Die Willkommensmappe von Make it in Germany – ein Zeichen der Willkommenskultur

„Make it in Germany“ stellt Ihnen als Tool eine vorgefertigte, individualisierbare Willkommensmappe mit relevanten und geprüften Informationen für einen erfolgreichen Start der neuen Fachkraft in Deutschland zur Verfügung. Darin geht es u.a. um: die ersten Schritte in Deutschland, Behördengänge, das Gesundheits- und Sozialsystem, die wichtigsten Versicherungen, Verkehr und Infrastruktur und das Leben in Deutschland. Arbeitgeber können Ihren neuen Mitarbeitenden diese Mappe bereits im Herkunftsland zukommen lassen, damit diese sich besser auf das Ankommen in Deutschland vorbereiten können.

Einen noch größeren Mehrwert bringt die Willkommensmappe, wenn diese durch den Arbeitgeber mit unternehmens- und regionalspezifischen Informationen ergänzt wird – dafür sind Freitextfelder vorgesehen. Das können Informationen zur betrieblichen Organisation und den Arbeitsalltag, zum Nahverkehr in der Region, Adressen der lokalen Behörden und Beratungsstellen oder auch Anregungen zu Freizeitaktivitäten sein. Sie können die Willkommensmappe kostenlos auf Deutsch, Englisch und Spanisch als PDF herunterladen.

Willkommensmappe für Arbeitgeber (deutsch)

Laden Sie die Willkommensmappe direkt auf Ihrem Rechner herunter, um die Mappe bearbeiten zu können. Hier finden Sie weitere Informationen sowie eine englisch- und spanischsprachige Version der Mappe.

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Anleitung zur Willkommensmappe

Erfahren Sie hier, wie Sie die Mappe bestmöglich nutzen und Ihre individuellen Ergänzungen wie Logos, Tipps zur Region und Abläufe im Betrieb eintragen können.

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Die Integration nach der Einreise begleiten

Die neuen Mitarbeitenden sind eingereist? In den ersten Tagen und Wochen geht es darum, das Ankommen in einem neuen Land so angenehm wie möglich zu gestalten. Die Abholung vom Flughafen oder dem Bahnhof bietet sich als Zeichen der Wertschätzung und des Willkommenheißens an und kann Unsicherheiten bei den Fachkräften reduzieren.

Ähnlich wie bei allen neuen Mitarbeitenden sind Willkommenstage und ein strukturiertes Onboarding elementar. Zusätzlich muss genügend Zeit für den Spracherwerb sowie bürokratische Erledigungen und Behördengänge eingeplant werden. Um die Deutschkenntnisse zu festigen, gibt es sowohl die Möglichkeit, Sprachkurse im eigenen Betrieb anzubieten als auch den Besuch von Sprachkursen externer Anbieter. Der Besuch von Berufssprachkursen wird vom deutschen Staat gefördert. Besuchen Sie zum Thema Spracherwerb gern auch die Rubrik „Deutschkurse“ (für Unternehmen) bzw. „Deutsch lernen“ (für Fachkräfte).

Integration und Diversität ganzheitlich betrachten

Gruppe internationaler Menschen spielt in einem Park — © Rawpixel.com – stock.adobe.com

Eine gelebte Willkommenskultur in Ihrem Unternehmen kann durch ein gezieltes Diversity Management gefördert werden.

Dies können Unternehmen durch verschiedenste Maßnahmen umsetzen. Einige Ideen finden Sie im Folgenden:

Ein anschauliches Beispiel für die Umsetzung ist das Aufhängen eines interkulturellen Kalenders, sodass unterschiedliche Feste als Zeichen der Wertschätzung sichtbar gemacht und gemeinsam zelebriert werden können. Beispiele finden Sie bei der Charta der Vielfalt und dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge.
Mentoring-Programme und Patenschaften mit erfahrenen Mitarbeitenden sind eine hilfreiche Maßnahme, um neue Fachkräfte beim Ankommen im Betrieb zu unterstützen. Hierbei können sprachliche Kenntnisse trainiert, betriebliche Aspekte vermittelt, aber auch soziale Aktivitäten gemeinsam ausgeübt werden.
Neben den Mitarbeitenden sollten auch Führungskräfte interkulturell geschult werden, um das Diversity Management nachhaltig zu verankern.
Auch internationale Kochtreffen fördern den Zusammenhalt im Team.
Langfristig betrachtet empfiehlt es sich, auch Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung frühzeitig zu besprechen und Karrierewege aufzuzeigen. Dies bindet die ausländische Fachkraft an Ihr Unternehmen – auch über die Einarbeitung hinaus.

Weitere Handlungsempfehlungen finden Sie in unserer Toolbox und Linksammlung.

Toolbox und Linksammlung

An dieser Stelle folgt eine Zusammenstellung von hilfreichen Angeboten für Unternehmen, die sich näher mit dem Thema dieses Newsletters beschäftigen möchten und ein Integrationsmanagement im eigenen Betrieb aufbauen bzw. etablieren. Der Fokus liegt auf praktischen Werkzeugen, Checklisten, Praxisbeispielen und Kursen, die das Thema greifbar machen.

Make it in Germany: Erfolgreich Integrieren

Auf dem Portal im Bereich „Für Unternehmen“ haben wir in der Rubrik „Erfolgreich integrieren“ viele Tipps, Links und Dokumente gesammelt, die für Unternehmen hilfreich sind.

Make it in Germany-Webinar: „Interkulturelle Kompetenzen für Arbeitgeber: Ein Einstieg mit Anjana Singh“

In diesem Webinar berichtet Anjana Singh, Trainerin für Interkulturelle Kompetenzen/Gründerin der „New2GmbH“, u. a. über Kulturdimensionen, das Eisberg-Modell, Machtdistanzen und teilt Ihre persönlichen Erfahrungen inkl. Best Practices.

Werkzeugkoffer Willkommenskultur & Integration

Der Werkzeugkoffer Willkommenskultur & Integration des Deutschen Kompetenzzentrums für internationale Fachkräfte in den Gesundheits- und Pflegeberufen enthält Handlungsfelder des Integrationsmanagements, in denen Unternehmen ganz konkret aktiv werden können. Die Felder werden am Beispiel Pflege erläutert, sind aber übertragbar auf andere Branchen. Es gibt Erklärungen zu jedem Themenfeld, Praxisbeispiele, Links, Tipps und eine Arbeitshilfe (in der Excel-Tabelle können Sie eintragen, welche Ziele Sie pro Handlungsfeld verfolgen, welche Maßnahmen Sie umsetzen möchten und was konkrete To Dos sind).

Die Handlungsfelder des Werkzeugkoffers und der Arbeitshilfe beinhalten:

Den Recruitment-Prozess
Die Vorbereitungen nach der Anwerbung
Das Ankommen und die ersten Tage
Das Relocation Management
Integrationsmanagement etablieren
Patenschaften & Mentoring
Den Anerkennungsprozess
Die Sprachentwicklung
Die Einarbeitung
Das Teambuilding
Kompetenzerweiterung durch Schulungen etc.
Das Auffangen von Konflikten
Die gesellschaftliche Teilhabe
Familie
Den Umgang mit Kündigung / Abwerbung

KOFA

Das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) stellt ebenfalls Handlungsempfehlungen und Maßnahmenbeispiele zum Diversity Management bereit. Von interkultureller Öffnung über Unternehmenskultur und Führung bis hin zur Überprüfung eigener Ziele anhand von Indikatoren werden Unternehmen durch den Prozess geleitet.

Kostenfreier Online-Kurs - Vielfaltsorientierte Personalarbeit für KMU

In diesem Kurs speziell für kleine und mittlere Unternehmen geht es darum, die Personalarbeit vielfaltsorientiert zu gestalten, Fachkräfte zu finden und zu halten. Der Kurs wird von der IQ Fachstelle Interkulturelle Kompetenzentwicklung und Antidiskriminierung (Teil des Förderprogramms „Integration durch Qualifizierung“ des BMAS) und dem Verband für Interkulturelle Arbeit VIA Bayern e.V. angeboten.

Broschüre: Onboarding internationaler Fachkräfte – mit echten Unternehmensbeispielen (UBA)

Das Projekt „Unternehmen Berufsanerkennung“ (UBA) informiert Unternehmen rund um die Anerkennung ausländischer Abschlüsse und hilft bei Fragen zur Einstellung und Beschäftigung von ausländischen Fachkräften weiter. Basierend auf Interviews wurde die Broschüre Erfolgreiche Wege des Onboardings und der Integrationsunterstützung internationaler Fachkräfte - Vom ersten Gespräch bis zum 100. Arbeitstag! entwickelt.

Jede Menge weitere Angebote für Unternehmen, zum Beispiel einen „Werkzeugkasten“ (Hilfestellungen, Musterformulare etc.) und UBAconnect (internationale Fachkräfte kennenlernen) finden Sie auf der Website von UBA.

Charta der Vielfalt e. V.

Der Charta der Vielfalt e. V. ist die größte Arbeitgeberinitiative zur Förderung von Diversity in Unternehmen und Institutionen Deutschlands. Das Herzstück ist eine Urkunde – die Charta der Vielfalt im wörtlichen Sinn – und eine Selbstverpflichtung der Unterzeichnenden, Vielfalt und Wertschätzung in der Arbeitswelt zu fördern. Mehr als 5.000 Organisationen haben die Charta der Vielfalt bis heute unterzeichnet. Damit repräsentiert die Charta der Vielfalt über 15 Millionen Beschäftigte. Neben der wortwörtlichen Charta finden Sie dort weitere Informationsmaterialien und Handlungsmaßnahmen, wie zum Beispiel:

Das Factsheet Diversity 2024
Das Online-VielfaltsQuiz
Der Praxisleitfaden für Demokratie und Vielfalt am Arbeitsplatz (unterteilt in Empfehlungen für Mitarbeitende, Führungskräfte & Management, Kommunikationsempfehlungen und mehr)
Eine Toolbox mit Übungen zur Antirassistischen Bewusstseinsbildung

Den Selbstcheck machen (INQA)

Die Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) begleitet Unternehmen und Organisationen im Wandel der Arbeitswelt. Durch verschiedene praxisorientierte Angebote werden diese auf dem Weg zu einer zukunftsfähigen Unternehmenskultur und bei der Fachkräftesicherung unterstützt.

Auf der Startseite finden Sie unter „Schneller zum Ziel mit dem INQA-Direkteinstieg” ein praktisches Tool, das Ihnen für Sie relevante Angebote vorschlägt.
Mit dem Online-Check „Vielfaltsbewusster Betrieb“ können Unternehmen prüfen, ob / wie bereits unterschiedliche Blickwinkel der Belegschaft in betriebliche Prozesse einbezogen werden.
Der Kurzcheck hilft dabei, einen Überblick über die wichtigsten Schritte beim Onboardingprozess ausländischer Fachkräfte zu behalten.

Die Belegschaft schulen: Anbieter finden

Beim deutschen Bildungsserver finden Sie Anbieter interkultureller Fort- und Weiterbildungen.

VDI-Xpand: Mentoring für Ingenieurinnen und Ingenieure

Der Verband deutscher Ingenieure organisiert (als Teil des Förderprogramm IQ – Integration durch Qualifizierung) das Projekt VDI-Xpand. Der wichtigste Bestandteil ist ein Mentoring-Programm: Zugewanderte Ingenieurinnen und Ingenieure werden dabei als Mentees von berufserfahrenen Mentorinnen und Mentoren unterstützt. Auf diese Weise können Wissen über den deutschen Arbeitsmarkt unter Berufskolleginnen und ‑kollegen vermittelt und Netzwerke erweitert werden.

Verweise

^{[1] vgl. Loschert/ Komitowski (2024):}^{Auf Wiedersehen? Analyse der Daten- und Forschungslage zu Ab- und Rückwanderungsprozessen}^{; Boockmann / Kalweit / Kleinemeier / Knirsch / Maier / Puhe / Scheu (2022):}^{Kontexte und Ursachen der Abwanderung ausländischer Fachkräfte aus Deutschland}^.

Gastbeitrag

Praxisbeispiel: Aus Indonesien in den Schwarzwald – ein Familienbetrieb berichtet

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Gastbeitrag

Praxisbeispiel: Professionelles Integrationsmanagement auf Augenhöhe

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