Employé(e) de commerce - Communication bureautique

Personal & Team Assistent - Waffensysteme (d/m/w)

Referenz-Nummer: 10260499

Starten Sie mit uns in eine gemeinsame und erfolgreiche Zukunft! Wir sind ein spezialisierter Personaldienstleister für die Luft- und Raumfahrtbranche.

Es erwartet Sie ein spannender Einsatz als Personal & Team Assistent - Waffensysteme (d/m/w) bei unserem Partner Airbus in Manching.

Ihre Aufgaben

● Fristgerechte und effiziente Unterstützung eines Vice Presidents, eines Senior Managers und von den Teams

● Kalenderpflege (Terminanfragen, Terminkonflikte, Terminverschiebungen) sowie die Bearbeitung des Postein- und ausgangs

● Ansprechstelle für alle administrativen Tätigkeiten

● Dokumentenbearbeitung und -archivierung

● Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen (z.B. Besprechungen, Sitzungen, Workshops)

● Erstellung und Aktualisierung von Protokollen

● Organisation von Dienstreisen (Planung, Buchung, Reisekostenabrechnung) sowie Kontrolle der Reisekosten der Abteilung

● Organisation von Besprechungen (Raumbuchungen, Cateringbestellungen, Bewirtungsnachweise für Kantine, Tischreservierung Kantine) sowie Durchführung des Besuchskontrollverfahrens der einzelnen Projekte

● Verwaltung des Büromaterialbedarfs sowie Betreuung des IT-Bedarfs der Mitarbeiter (Hard- und Softwarebestellungen, Accountverlängerungen, Accountentsperrungen, Profiländerungen)

● Betreuung von Newcomern (Beantragung Benutzeraccount, Bestellung Hardware und Telefon, Beantragung Telefonaccount, Bestellung Bürostuhl)

● Bearbeitung von Umzugsanfragen der Mitarbeiter Erstellung von verschiedenen Anfragen über Facility Management (Entsorgungsanforderung, Kleinauftrag, Sonderreinigung, Störmeldung, Planungsanfrage, Möbelanfrage)

● Erstellen von Einkaufswägen für Bestellungen in mySupply

● Unterstützung der Mitarbeiter bei Auslagenerstattungen

● Kontrolle und Pflege des Zeitmanagements der Mitarbeiter (Stempelzeiten, Urlaub- und Gleitzeiteinträge, Mehrarbeit, Dienstreisezeiten, LAKO-Anträge, Sonderurlaubsanträgen für die Mitarbeiter, Kontrolle und Durchführung der Stundenbuchungen der Mitarbeiter in SAP (Kontierungen, Genehmigungen, Auskunft über Buchungsnummern)

● Erstellung von Auswertungen und Übersichten in Excel (Übersicht Gleitzeit- und Urlaubsstände, Mitarbeiterliste, Urlaubsplanung)

● Verwaltung der Zugriffsrechte für das Abteilungslaufwerk (FAM-Tool) sowie Betreuung der Confluence-Seite der Abteilung

● Prüfung und Aktualisierung der Ersthelfer und Brandschutz- und Evakuierungshelfer

● Erstellung und Aufbereitung von Präsentationsunterlagen in deutscher und englischer Sprache

Ihr Profil

● Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung

● Sehr gute MS-Office Kenntnis

● Gute Kenntnisse in SharePoint, SAP, CATS und Jira/Confluence

● Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse

● Berufserfahrung im Bereich der Teamassistenz ist zwingend notwendig, idealerweise ist persönliche Assistenz im gehobenen Management vorhanden

● Airbus-Erfahrung ist wünschenswert, wenn jedoch keine Luftfahrterfahrung vorhanden ist, dann wäre Erfahrung aus dem Automotive Bereich von Vorteil

● Freundliches und selbstsicheres Auftreten sowie starke Kommunikationsfähigkeiten

● Ein besonderes Maß an Organisationstalent

● Eigenständigkeit und Zuverlässigkeit

● Teamfähigkeit im internationalen Umfeld

Unser Angebot

● Sicherheit durch einen unbefristeten Arbeitsvertrag

● Vielfältige Arbeitszeitmodelle zur individuellen Gestaltung angepasst an Ihre Lebenssituation

● Attraktive Bezahlung nach ERA EG 7, Bayern angelehnt an den Tarifvertrag der IG Metall

● 30 Tage Jahresurlaub

● Möglichkeit auf Home-Office in Absprache mit dem jeweiligen Fachbereich

● Firmenfitness mit EGYM Wellpass

● Vielfältige Angebote & Rabatte über "Corporate Benefits"

● Umfassende Betreuung während des Einstellungsprozesses und natürlich auch als Mitarbeiter/in

Unser Jobangebot ist wie gemacht für Sie?

Dann freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung als Personal & Team Assistent - Waffensysteme (d/m/w) – gerne direkt untenstehend über unserer Bewerbungsportal oder per Mail an jobs@heimann-online.com. Gerne stehen wir Ihnen auch telefonisch zur Verfügung unter +49 (0)7545 949 98-0.

Nos offres d'emploi s'adressent toujours à toutes les personnes capables de travailler, quels que soient leur âge, leur sexe, leur origine, leur orientation sexuelle, leur handicap, leur religion et leur idéologie, etc. Les candidats sont exclusivement sélectionnés sur la base de leurs qualifications. Les erreurs dans les informations données et l'orthographe sont réservées.