Assistenz des Ärztlichen Vorstandes

in Vollzeit, befristet auf 1 Jahr mit der Option auf Verlängerung

Ärztlicher Vorstand

Ihre Aufgaben

• Vor- und Nachbereitung von Terminen inkl. Protokollführung
• Erstellung von Dokumenten und Präsentationen sowie Verfahrensanweisungen und SOPs
• Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben und Büroorganisation im Bereich des Ärztlichen Vorstands
• Aufbereitung und Weitergabe von Informationen an die anderen Vorstandssekretariate, Geschäftsbereiche, Klinikdirektoren, etc.; Kommunikation mit internen und externen Geschäftspartner
• Vor- und Nachbereitung von internen und externen Sitzungen und Konferenzen, Erarbeitung der grundlegenden Materialien für Termine des Ärztlichen Vorstands, wie Konzeptentwicklungen, Controlling-Gesprächen und Vorstandssitzungen
• Vertretung und Übernahme von administrativen Aufgaben im Büro der Geschäftsstelle Vorstand
• Aufbau und ständige Weiterentwicklung eine elektronischen Dokumentenmanagementsystems
• Durchführung von Abnahmetests für Softwareentwicklungen vor Auslieferung an die Anwender*innen im Unternehmen
• selbstständige Erstellung von Best Practice-Anleitungen für die Bedienung der Dokumentenmanagementsysteme im klinischen Bereich 
• Unterstützung bei der Erarbeitung von Konzepten für die Digitalisierung von Prozessen im klinischen Bereich
• Eigenverantwortliche Leitung kleinerer Arbeitsgruppen zur Optimierung bestehender Systeme
• Nachverfolgung von Umsetzungsanforderungen

Unsere Anforderungen

• Sie besitzen eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-mann oder eine äquivalente Ausbildung
• Sie haben Erfahrungen in der Führung und Organisation eines leitenden Sekretariats oder im Assistenzbereich
• Sie verfügen über einen versierter Umgang mit den MS-Office-Programmen
• Sie beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift gut, Englischkenntnisse sind wünschenswert
• Sie sind in der Lage strukturiert und selbstständig zu arbeiten und zeigen eine hohe Eigeninitiative und Einsatzbereitschaft
• Zu Ihren Eigenschaften zählen Souveränität, Loyalität, Diskretion, Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Motivation
• Sie haben ein dienstleistungsorientiertes und proaktives Vorgehen
• Sie weisen Geschick und Kreativität im Planen und Organisieren vor
• Sie zeichnen sich durch ein sicheres und professionelles Auftreten, exzellente Umgangsformen sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten aus

Unser Angebot

Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen: Neben der tariflichen Vergütung nach TV-L (Eingruppierung E8 abhängig von der persönlichen Qualifikation) bietet die Universitätsmedizin Greifswald attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeitendenvergünstigungen. Fortbildungsmöglichkeiten: Es werden regelmäßig Weiterbildungs- und Schulungsprogramme angeboten, um die persönliche und berufliche Entwicklung der Mitarbeitenden zu fördern und ihnen zu helfen, auf dem neusten Stand der Forschung und Technologie zu bleiben. Work-Life-Balance: Die Universitätsmedizin Greifswald setzt sich für eine ausgewogene Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden ein und bietet flexible Arbeitszeitmodelle sowie Programme zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden, wie z.B. den EGYM Wellpass, an. Hanseatischer Standort: Greifswald ist eine charmante Universitätsstadt in Ostseenähe mit einer hohen Lebensqualität, vielfältigen kulturellen Angeboten und einer geschichtsträchtigen Umgebung für Arbeit und Freizeit.

Willkommen...

...bei der Universitätsmedizin Greifswald - dem Ort, an dem Innovation auf Tradition trifft und gemeinsam die Zukunft der Gesundheitsversorgung gestaltet wird. Wir sind stolz auf unser vielfältiges Team von Fachkräften, das sich leidenschaftlich für exzellente Patientenversorgung, Forschung und Lehre engagiert. Wenn Sie Teil eines dynamischen und inspirierenden Umfelds werden möchten, in dem Ihre Ideen und Ihr Engagement geschätzt werden, dann sind Sie bei uns genau richtig. Bewerben Sie sich unkompliziert bis 01.08.2024 direkt über den Jetzt Bewerben-Button, wir freuen uns auf Sie!

Our job advertisements are always directed at all people capable of working, regardless of age, gender, origin, sexual orientation, disability, religion and ideology, etc. Applicants are exclusively selected based on their qualifications. Errors in the given information and spelling reserved.