Kaufmann/-frau - Büromanagement

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

• Kommunikationsschnittstelle zwischen der Bauabteilung, internen Schnittstellen und externen Partnern
• Planung, Koordination und Überwachung von projektbezogenen Meetings sowie von persönlichen Terminen der Projektverantwortlichen
• Recherche und Aufbereitung von Informationen für aktuelle Themen und Projekte
• Proaktive Sicherstellung des Informationsflusses
• Annahme und Weiterleitung von Anfragen, Telefonaten und E-Mails
• Unterstützung im Projektmanagement und Koordination von benötigten Ressourcen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und Dokumenten
• Koordination von Dienstleistern sowie externen Projektpartnern
• Koordinative Schnittstelle zu Stakeholdern aus Politik und Wirtschaft
• Planung von Dienstreisen inkl. Erstellung von Anträgen und Abrechnungen
• Rechnungskontrolle sowie allgemeine organisatorische Aufgaben

Ihr Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/- mann für Büromanagement oder gleichwertig
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeiten sowie Freude an interkultureller Zusammenarbeit
• Dienstleistungsorientierung sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Ein hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit
• Selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise
• Flexibilität und die Fähigkeit, bestmöglich Prioritäten zu setzen
• Technikaffiner, Routinierter Umgang mit Kollaborationswerkzeugen und MS Office
• Sehr gutes sprachliches Ausdrucksvermögen in deutscher Sprache, gutes Schulenglisch sowie Bereitschaft, Englischkenntnisse bei Bedarf zu erweitern
• Erfahrung im Projekt- oder Facilitymanagement bzw. in der Baubranche und / oder in technischen Projekten von Vorteil
• Führerschein der Klasse B (PKW)

Was wir bieten

• Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet
• Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet
• Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Die Eingruppierung erfolgt je nach persönlicher Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zur Entgeltgruppe E8
• Die Stelle ist unbefristet zu vergeben
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• DeutschlandJobticket
• Soziale und teambildende Aktivitäten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Ist das Interesse geweckt?

Wenn Sie diese herausfordernde Aufgabe reizt, reichen Sie bitte Ihre Bewerbung mit den üblichen vollständigen Unterlagen ausschließlich über unser Bewerberportal ein.

Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser Application Management Team. Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Christoph Brill per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.

Unsere Stellenausschreibungen richten sich stets an alle berufsfähigen Menschen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion und Weltanschauung etc. Die Bewerberauswahl erfolgt ausschließlich qualifikationsorientiert. Irrtümer in den Angaben und der Schreibweise vorbehalten.